Fiscale aspecten

Werk je minimaal één dag per week thuis? Dan mag je werkgever jou eens in de vijf jaar een belastingvrije vergoeding van €1.815 geven om jouw thuiskantoor in te richten. Dat bedrag mag je uitgeven aan praktische dingen, zoals een bureaustoel, bureau of iPad. Stop je met de baan? Dan ben je verplicht deze spullen in te leveren bij je werkgever. Je werkgever trekt deze kosten dan af als bedrijfskosten bij de belastingdienst.

Heb je een volledig zelfstandige werkruimte thuis? Dan mag je nog een stapje verdergaan.

Voor de werkruimte thuis zijn verschillende fiscaal gunstige regels van toepassing, zoals voor de inrichting, de apparatuur en overige voorzieningen. Voor de overige voorzieningen moet onderscheid worden gemaakt naar de werkruimte thuis die kwalificeert als werkplek in de zin van de fiscale wet- en regelgeving en de werkruimte thuis die niet kwalificeert als werkplek.

Voor de inrichting van de werkruimte thuis zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gericht vrijgesteld voor zover de werkgever deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt op basis van een arboplan of een risico-inventarisatie en -evaluatie die voortkomt uit de arbowet- en regelgeving. Dit kan gelden voor een bureau en een bureaustoel, goede verlichting, et cetera.

Voor de voorziening van apparatuur in de werkruimte thuis geldt het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. De werkgever bepaalt voor de werknemer welke gereedschappen, computers en dergelijke apparatuur, mobiele communicatiemiddelen et cetera noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.

Een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van deze voorzieningen is gericht vrijgesteld wanneer de werknemer tot teruggaaf van de voorzieningen verplicht is of een vergoeding moet geven voor de restwaarde, wanneer de werknemer de voorzieningen niet meer nodig heeft (bijvoorbeeld bij het einde van de dienstbetrekking). Bovendien mag de werknemer geen bestuurder of commissaris zijn in de onderneming van de werkgever, tenzij de werkgever aannemelijk maakt dat de voorziening een voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking van de bestuurder of commissaris gebruikelijke voorziening is. Voorzieningen vanuit het noodzakelijkheidscriterium zijn niet ‘uit te ruilen’ in het kader van een cafetariasysteem.

Om gebruik te kunnen maken van deze vrijstelling, gelden om precies te zijn de volgende voorwaarden:

• De werknemer moet de apparatuur ook daadwerkelijk voor het werk gebruiken.
• Bij uitdiensttreding of beëindiging van het gebruik moet de werknemer het apparaat inleveren dan wel de restwaarde ervan vergoeden.
• De werkgever mag de vergoeding of verstrekking niet uitruilen in een cafetariamodel.
• Er wordt maar één apparaat van hetzelfde soort vergoed.
• Bij verstrekking of vergoeding aan een bestuurder of commissaris geldt een strengere noodzakelijkheidstoets.

Ook hulpmiddelen voor de werkruimte thuis zijn gericht vrijgesteld. Het gaat hier om hulpmiddelen die ook elders gebruikt kunnen worden (lees: buiten de werkruimte thuis), maar die geheel of nagenoeg (90%) geheel zakelijk gebruikt worden. Bij deze hulpmiddelen kunt u denken aan papier, inkt, pennen of apparatuur die de werkgever niet noodzakelijk vindt voor de uitvoering van de werkzaamheden et cetera.

Een werkruimte in de woning van de werknemer is in fiscale zin een werkplek, wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: zo heeft de ruimte bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair.
• Tussen de werkgever en de werknemer is een zakelijke huurovereenkomst gesloten waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt.
• De werknemer werkt in die ruimte.

Alleen als aan deze voorwaarden is voldaan, geldt de nihilwaardering voor voorzieningen (in redelijkheid) op de werkplek, zoals:

• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd (bijvoorbeeld koffie uit een koffieautomaat);
• ter beschikking gestelde voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt.

Daarnaast geldt dat de vergoeding van energiekosten niet belast is, omdat er geen sprake is van loon: het zijn intermediaire kosten voor zover de kosten betrekking hebben op de werkplek.

Als niet aan de drie hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan, dan is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van bijvoorbeeld consumpties of andere voorzieningen belast, maar de werkgever mag die zaken ook aanwijzen als werkkosten (mits gebruikelijk).