Alles wat een werkgever aan een werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt is in den beginsel loon. De werkkostenregeling maakt het echter mogelijk om de loonheffing die de werknemer hierover verschuldigd is, te verschuiven naar de werkgever. Bij het toepassen van de werkkostenregeling wordt belast loon van de werknemer omgezet in belast eindheffingsloon van de werkgever. De werkgever draagt de belasting af. Voor werknemers is sprake van een netto onbelaste vergoeding, verstrekking of voorziening.
Vrijstelling vergoeden thuiswerkplek
De werkgever heeft de vrijheid te beslissen welke verstrekkingen, vergoedingen en voorzieningen worden aangewezen als eindheffingsloon. De keuze of iets wordt aangewezen als eindheffingsloon, of als loon van de werknemer moet uiterlijk worden gemaakt op het moment dat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling plaatsvindt. Het is niet nodig dit aan het begin van het jaar te plannen.
Thuiswerkplek vergoeden
Er geldt een gerichte vrijstelling voor het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van middelen die eraan bijdragen om de thuiswerkplek conform de Arbonormen in te richten. Dan gaat het bijvoorbeeld om middelen zoals een bureaustoel, bureau, verlichting of een beeldschermbril. Hierbij geldt de voorwaarde dat de werknemer zelf niets moet hoeven bijdragen aan de kosten voor de thuiswerkplek en de medewerker moet uiteraard minstens een deel van de werkweek thuiswerken.
Vergoede thuiswerkplek na de Coronacrisis
De crisis waar we ons momenteel in bevinden is van tijdelijke aard. De kans is dan ook groot dat een deel van de medewerkers na de crisis weer terugkeert naar kantoor. Wat moet dan worden gedaan met de vergoede thuiswerkplek? Dan kunnen de middelen ofwel weer worden teruggenomen.
De huidige situatie is van tijdelijke aard. Als de werknemer na afloop van de crisis niet meer thuis werkt, maar bijvoorbeeld wel de verstrekte/vergoede Arbo-voorzieningen mag houden, wordt vanaf dat moment niet langer voldaan aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling. Belastingheffing kan eventueel worden voorkomen door de werknemer de betreffende zaken te laten overnemen voor waarde in het economische verkeer. Ook is het mogelijk de betreffende post aan te wijzen als eindheffingsloon (vrije WKR-ruimte). In het laatste geval is eventueel 80% eindheffing verschuldigd bij overschrijding van de vrije WKR-ruimte.
Overschrijding heffingsvrije voet
Wordt de heffingsvrije voet van de vrije WKR-ruimte overschreden, dan is 80% eindheffing over het meerdere verschuldigd. Premies zoals de werknemersverzekeringen en de werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet zijn niet verschuldigd. Met ingang van 2020 bedraagt de vrije WKR-ruimte 1,7% van de fiscale loonsom t/m €400.000 en 1,2% van het restant van de loonsom.
Er bestaan posten waarvoor een gerichte vrijstelling bestaat. Dat betreft bijvoorbeeld communicatiemiddelen en reiskosten. Deze posten komen niet en laste van de vrije WKR-ruimte. Datzelfde geldt ook voor intermediaire kosten en kosten waar een zgn. nihil waardering op van toepassing is.
Fiscaal gunstige regels thuiswerkplek
Voor de werkruimte thuis zijn verschillende fiscaal gunstige regels van toepassing, zoals voor de inrichting, de apparatuur en overige voorzieningen. Voor de overige voorzieningen moet onderscheid worden gemaakt naar de werkruimte thuis die kwalificeert als werkplek in de zin van de fiscale wet- en regelgeving en de werkruimte thuis die niet kwalificeert als werkplek.
Inrichting werkruimte thuis
Voor de inrichting van de werkruimte thuis zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gericht vrijgesteld voor zover de werkgever deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt op basis van een Arbo plan of een risico-inventarisatie en -evaluatie die voortkomt uit de Arbowet- en regelgeving. Dit kan gelden voor een bureau en een bureaustoel, goede verlichting, et cetera.
Je kunt als werkgever naast de daadwerkelijke werkplek ook bijvoorbeeld communicatiemiddelen, zoals de smartphone van de werknemer, zijn internetabonnement of het gebruik van de eigen pc van de werknemer vergoeden.
De Belastingdienst heeft duidelijke richtlijnen opgezet omtrent vergoedingen in het Handboek Loonheffingen.
Noodzakelijkheidscriterium bij voorziening apparatuur
Indien de werknemer in de werkruimte thuis wordt voorzien van apparatuur, geldt een zogenoemd noodzakelijkheidscriterium. Dat houdt in dat de werkgever bepaalt welke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen, etc. noodzakelijk zijn om de werktaken naar behoren te kunnen uitvoeren.
Het bieden van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van deze voorzieningen is gericht vrijgesteld wanneer de werknemer tot teruggaaf van de voorzieningen verplicht is, of een vergoeding moet geven voor de restwaarde. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor indien de werknemer de middelen niet langer nodig heeft, omdat het dienstverband wordt beëindigd.
De werknemer mag geen bestuurder of commissaris in de onderneming van de werkgever zijn. Hierop wordt een uitzondering gemaakt wanneer de werkgever aannemelijk maakt dat de voorziening nodig en gebruikelijk is voor de bestuurder of commissaris, om de werktaken naar behoren uit te kunnen voeren. Voorzieningen vanuit het noodzakelijkheidscriterium kunnen niet worden ‘uitgeruild’ in het kader van een cafetariasysteem.
Om gebruik te kunnen maken van deze vrijstelling, gelden om precies te zijn de volgende voorwaarden:
- De werknemer moet de apparatuur ook daadwerkelijk voor het werk gebruiken
- De werknemer moet de apparatuur inleveren bij uitdiensttreding of beëindiging van het gebruik, ofwel de werknemer moet de werkgever voorzien van een restwaardevergoeding
- De vergoeding of verstrekking mag door de werkgever niet worden uitgeruild in een cafetariamodel
- Er wordt maar één apparaat van hetzelfde soort vergoed
- De noodzakelijkheidstoets bij een verstrekking of vergoeding aan een bestuurder of commissaris is strenger
Wat is een ‘werkplek’
Een werkruimte in de woning van de werknemer is in fiscale zin een werkplek, wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: zo heeft de ruimte bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair.
- Tussen de werkgever en de werknemer is een zakelijke huurovereenkomst gesloten waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt.
- De werknemer werkt in die ruimte.
Alleen als aan deze voorwaarden is voldaan, geldt de nihilwaardering voor voorzieningen (in redelijkheid) op de werkplek, zoals:
- Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd (bijvoorbeeld koffie uit een koffieautomaat);
- Ter beschikking gestelde voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt.
Daarnaast geldt dat de vergoeding van energiekosten niet belast is, omdat er geen sprake is van loon: het zijn intermediaire kosten voor zover de kosten betrekking hebben op de werkplek.
Als niet aan de drie hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan, is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van bijvoorbeeld consumpties of andere voorzieningen belast, maar de werkgever mag die zaken ook aanwijzen als werkkosten (mits gebruikelijk).