Sinds maart 2020 werken veel werknemers opeens thuis. Daarom kloppen veel werknemers (al dan niet met fysieke klachten) bij hun werkgever aan met het verzoek of deze hun thuiswerkplek wil inrichten. U kunt kiezen om werknemers belastingvrij een bedrag uit te keren. U kunt ook materiaal ter beschikking stellen. Spoiler: werknemers voorzien van een vrij te besteden bedrag is geen goede zet…
Vergoeding werkplek thuis
Voorheen mocht een werkgever werknemers een bedrag geven à €1.815 euro om de thuiswerkplek mee in te richten. Met deze thuiswerkplek vergoeding kon de werknemer naar eigen inzicht, wens en voorkeur een thuiswerkplek inrichten met bijvoorbeeld een bureaustoel, bureau, kast of andere inrichting. Deze regeling is inmiddels niet meer in werking. Alleen de regels vanuit de Arbowet en de Werkkostenregeling gelden nog.
Werknemers voorzien van een vrij te besteden bedrag om de werkplek mee in te richten is ook onverstandig. Je kunt er als werkgever niet van uit gaan dat de werknemer weet wat goed voor hem is. Richt de werknemer zijn of haar werkplek niet naar behoren in, heb je als werkgever een probleem in het kader van de zorgplicht. Je bent dan namelijk niet ingedekt (de werkplek is thuis is immers niet in orde). Je hebt als werkgever juist de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de thuiswerkplek wél in orde is. Is de werkplek niet in orde, moet je werknemers formeel zelfs op kantoor houden.
Aanschaffen thuiswerkplek
Je kunt als werkgever beter zelf het heft in handen houden en zelf keuzes maken ten aanzien van de thuiswerkplekken van werknemers. Op die manier houd je controle over de manier waarop werknemers werken en kun je aantonen dat je op een juiste manier invulling geeft aan het vervullen van de zorgplicht in het kader van de Arbowet. Uiteraard is het verstandig je hierbij laten adviseren door specialisten, om ook op ergonomisch vlak de juiste keuzes te maken. Laat werknemers vóórdat ze thuis aan de slag gaan ook een thuiswerkovereenkomst tekenen. Op die manier voorkom je onduidelijkheden: alle gemaakte afspraken omtrent het thuiswerken en de verschafte thuiswerkplek staan dan zwart op wit.
Je kunt kiezen om werkplekken te huren, of om werkplekken en middelen aan te schaffen. Wanneer je middelen kosteloos ter beschikking stelt aan werknemers, moet de werknemer de middelen weer inleveren wanneer hij of zij uit dienst treedt. Met deze ‘middelen’
Flexkantoor
Heeft de medewerker thuis geen ruimte voor het plaatsen van een thuiswerkplek en is het ook niet mogelijk dat de werknemer naar kantoor kan komen? Dan kun je hem als werkgever ook een flexkantoorruimte ter beschikking stellen. Voorwaarde hierbij is dat deze flexwerkplek voldoet aan de Arbonormen. Je kunt als werkgever per dag, week of maand betalen voor dergelijke flexwerkplekken.